Excel ist für den Einstieg oft praktisch. Sobald jedoch Wochenendschichten, freie Tage, mehrere Teams und häufige Änderungen hinzukommen, wird die Planung schnell unübersichtlich. Dateien werden überschrieben, verschiedene Versionen sind im Umlauf, und niemand weiß sicher, welcher Dienstplan aktuell ist.
Für die Gastronomie: Online-Dienstplan für Restaurants
Automatische Erstellung: wie die automatische Planerstellung funktioniert
Bei einem sehr kleinen Team kann eine Tabelle funktionieren. Das Problem beginnt, wenn der Dienstplan mehrmals korrigiert werden muss, Mitarbeitende freie Tage melden und der Plan auch auf dem Smartphone gut lesbar sein soll.
In der Praxis geht es nicht nur um das Tool. Es geht darum, wie viel Zeit das Erstellen und Korrigieren kostet und ob das ganze Team auf denselben aktuellen Plan schaut.
| Bereich | Excel | dpmaster.de |
|---|---|---|
| Aktuelle Version | Schnell entstehen mehrere Dateien, Screenshots und Unsicherheit, welche Version die neueste ist. | Eine aktuelle Online-Version, die du immer über denselben Link aufrufst. |
| Verlustrisiko | Eine falsche Änderung, eine überschriebene Datei oder eine fehlerhafte Formel – und ein wichtiger Teil des Plans ist weg. | Du suchst keine Datei, sondern öffnest die App und siehst sofort den aktuellen Plan. |
| Korrekturen | Jede Änderung bedeutet manuelles Bearbeiten und das Verschicken einer neuen Version. | Du änderst den Plan einmal, und dein Team sieht sofort die aktuelle Version. |
| Freie Tage und Verfügbarkeiten | Du musst alles manuell im Blick behalten oder die Tabelle immer komplexer machen. | Verfügbarkeiten trägst du mit wenigen Klicks ein. dpmaster.de berücksichtigt sie bei der Planung. |
| Smartphone | Die Tabellenansicht ist auf dem Smartphone oft unübersichtlich. | Der Plan ist auch auf dem Smartphone gut lesbar. |
| Nächster Monat | Oft startest du mit einer kopierten alten Datei und vielen Nacharbeiten. | Der neue Monat ist viel schneller vorbereitet. |
Das ist eines der häufigsten Probleme in kleinen und mittleren Teams. Nicht die Tabelle selbst ist das Problem, sondern der Umgang mit verschiedenen Dateiversionen.
Auf dem Laptop der Leitung, per Mail, in WhatsApp, als PDF oder Screenshot. Nach ein paar Korrekturen ist kaum noch klar, was aktuell ist.
Eine Änderung in der falschen Datei genügt, und das Team bekommt einen Plan ohne die letzten Anpassungen.
Jemand fragt nach dem Plan, und du suchst erst den richtigen Anhang oder den letzten Screenshot. Bei dpmaster.de genügt ein Link, den du mit dem Team teilen kannst.
Meist dann, wenn du regelmäßig planst und das Erstellen sowie Ändern mehr Zeit kostet, als es sollte – besonders, wenn du jede Woche oder jeden Monat mehrere Personen in verschiedene Schichten einteilst.
Wochenendschichten, Teamwechsel, verschiedene Rollen und häufige Änderungen machen eine Tabelle schnell unübersichtlich.
Wenn mehrere Schichten, Vertretungen und Verfügbarkeiten zusammenkommen, vereinfacht eine zentrale, aktuelle Ansicht die Arbeit deutlich.
Wenn der Plan mehr als eine Mitarbeitergruppe betrifft, ist ein gemeinsamer Link meist bequemer als eine Datei.
Ja, bei einem sehr kleinen Team kann es ausreichen. Schwierig wird es, wenn du den Plan häufig änderst und sicherstellen musst, dass alle dieselbe aktuelle Version sehen.
Meistens das Versionschaos. Eine Datei geht schnell verloren, der falsche Anhang wird verschickt oder jemand arbeitet mit einem veralteten Stand.
Du musst nicht nach der richtigen Datei suchen. Teile den Link einmal, und dein Team sieht dort auch nach späteren Änderungen immer die aktuelle Version.
Sieh dir an, wie du Schichten planst und den aktuellen Dienstplan über einen festen Link mit deinem Team teilst.