Excel ist am Anfang oft bequem. Aber sobald Wochenendschichten, freie Tage, mehrere Teams und haeufige Korrekturen dazukommen, wird die Tabelle schnell manuell, leicht zu verlieren und schwer aktuell zu halten.
Fuer Gastronomie: Online-Dienstplan fuer Restaurants
Automatische Erstellung: wie die automatische Planerstellung funktioniert
Bei einem sehr kleinen Team kann eine Tabelle funktionieren. Das Problem beginnt, wenn der Dienstplan mehrmals korrigiert werden muss, Mitarbeitende freie Tage melden und der Plan auch auf dem Smartphone gut lesbar sein soll.
In der Praxis geht es nicht nur um das Tool. Es geht darum, wie viel Zeit das Erstellen und Korrigieren kostet und ob das ganze Team auf denselben aktuellen Plan schaut.
| Bereich | Excel | dpmaster.de |
|---|---|---|
| Aktuelle Version | Schnell entstehen mehrere Dateien, Screenshots und Unsicherheit, welche Version die neueste ist. | Eine aktuelle Online-Version, zu der du immer ueber denselben Link zurueckkehrst. |
| Verlustrisiko | Eine falsche Aenderung, eine ueberschriebene Datei oder eine kaputte Formel und ein wichtiger Teil des Plans ist weg. | Du suchst keine Datei. Du oeffnest die App und siehst den aktuellen Plan. |
| Korrekturen | Jede Aenderung bedeutet manuelles Bearbeiten und das Verschicken einer neuen Version. | Du korrigierst den Plan einmal und das Team sieht die Aenderung sofort in seiner Ansicht. |
| Freie Tage und Verfuegbarkeit | Du musst alles manuell im Blick behalten oder die Tabelle immer komplexer machen. | Verfuegbarkeiten pflegst du mit wenigen Klicks ein und dpmaster.de beruecksichtigt sie beim Planen. |
| Smartphone | Die Tabellenansicht auf dem Smartphone ist meist weniger bequem. | Der Plan ist auch auf dem Smartphone gut lesbar. |
| Naechster Monat | Oft startest du mit einer kopierten alten Datei und vielen Nacharbeiten. | Der neue Monat ist viel schneller vorbereitet. |
Das ist eines der haeufigsten Probleme in kleinen und mittleren Teams. Nicht die Tabelle selbst ist das Problem, sondern was danach mit der Datei passiert.
Auf dem Laptop der Leitung, per Mail, in WhatsApp, als PDF oder Screenshot. Nach ein paar Korrekturen ist kaum noch klar, was aktuell ist.
Eine schnelle Aenderung in der falschen Datei reicht und das Team bekommt einen Plan ohne die letzten Anpassungen.
Jemand fragt nach dem Plan und du suchst erst den Anhang oder den letzten Screenshot. In dpmaster.de reicht ein Link, den Kolleginnen und Kollegen weitergeben koennen.
Meist dann, wenn du regelmaessig planst und das Erstellen sowie Korrigieren mehr Zeit kostet, als es sollte. Besonders dann, wenn du jeden Monat oder jede Woche mehrere Schichten fuer mehrere Personen einteilst.
Wochenendschichten, Teamwechsel, verschiedene Rollen und haeufige Korrekturen machen eine Tabelle schnell unpraktisch.
Wenn mehrere Schichten, Vertretungen und Verfuegbarkeiten zusammengebracht werden muessen, vereinfacht eine aktuelle Version die Arbeit deutlich.
Wenn der Plan mehr als eine Mitarbeitergruppe betrifft, ist ein gemeinsamer Link meist bequemer als eine Datei.
Ja, bei einem sehr kleinen Team kann es reichen. Das Problem beginnt, wenn der Plan oft geaendert werden muss und du sicherstellen musst, dass alle dieselbe aktuelle Version sehen.
Meistens das Versionschaos. Eine Datei geht schnell verloren, der falsche Anhang wird verschickt oder jemand arbeitet mit einem veralteten Stand.
Weil du nicht nach einer Datei suchst, sondern immer an denselben aktuellen Ort zurueckkehrst. Den Link verschickst du einmal und spaeter sehen alle dort die aktuelle Version.
Sieh dir an, wie Schichten geplant und unter einem festen Link in dpmaster.de veroeffentlicht werden.